Si ese es el caso, puede consultar la base de conocimientos de código abierto de su organización. Utilizando una base de conocimientos de código abierto, podrá:
- Comparta su repositorio con todos, llegando así a una mayor audiencia.
- Colabora y realiza cambios en los artículos que compartes con tu audiencia.
- Evite actualizaciones repentinas de precios
Pero, ¿cómo funciona exactamente una base de conocimientos de código abierto? Averigüemos a continuación.
¿Cómo funciona una base de conocimientos de código abierto?
El proceso es bastante simple.
Como sabemos, las soluciones de código abierto son de acceso público. Son códigos fuente abiertos que cualquiera puede ver, editar e incluso compartir con personas que necesiten una información particular. Su núcleo radica en la colaboración constante y la información actualizada que hace que el conocimiento sea más relevante..
Lo mismo se aplica a un base de conocimientos de código abierto. Obtiene acceso completo al código fuente abierto del repositorio. Cualquiera que tenga el código fuente puede cambiar la forma en que funciona o incluso actualizar nuevas funciones para aumentar su funcionalidad. En comparación con el código abierto SaaS software de base de conocimientosle resultará más fácil trabajar con él porque hay menos restricciones y no hay suscripciones que administrar.
Esto podría llevarnos a una lista completa de beneficios que se pueden obtener con una base de conocimientos de código abierto. Explorémoslos a continuación.
Ventajas de las soluciones de base de conocimientos de código abierto
Además de más control, mejor funcionalidad e impresionante el intercambio de conocimientos, las soluciones de base de conocimientos de código abierto ofrecen más beneficios que se ven a simple vista. A continuación se incluye una lista de razones por las que debe considerar esta solución para su negocio.
1- Integración sin API
A diferencia de una herramienta SaaS, una base de conocimientos de código abierto le brinda la libertad de evitar las API para integrarlas. Si bien las API le ayudan a automatizar el proceso de integración dentro de las herramientas SaaS, la historia de las KB de código abierto es un poco diferente. No requieren API para integrar otras herramientas con su repositorio de conocimientos.
2- Alojamiento interno seguro
Otro beneficio crucial de utilizar una base de conocimientos de código abierto es que pueden alojar su repositorio internamente. Eso significa que cualquier amenaza a la seguridad se puede corregir internamente si se descubre alguna vulnerabilidad.
3- Adaptable a modificación
Aquellos a quienes les resulte difícil modificar los artículos de su repositorio SaaS existente encontrarán la base de conocimientos de código abierto bastante útil. Eso es porque éste es bastante fácil de modificar. Incluso puedes pedirles a otras personas que te ayuden a actualizar los artículos, lo que te ayudará a ahorrar tiempo para otras actividades.
4- Rentable
La mayoría de las plataformas de código abierto son gratuitas o tienen planes de suscripción para sus usuarios. Esto le da a cualquier startup la capacidad de redirigir su capital a otros procesos comerciales. Con una base de conocimientos de código abierto, puede reducir eficazmente el coste de la distribución del conocimiento.
Alto nivel de libertad del usuario
Y no olvidemos que puede obtener más libertad con una base de conocimiento de código abierto en comparación con una basada en SaaS. Tiene más posibilidades de viabilidad a largo plazo porque no dependen de una sola empresa o proveedor para su desarrollo y mantenimiento.
Desventajas de las soluciones de base de conocimientos de código abierto
Los beneficios parecen increíbles, ¿no?
Seguramente te ayudarán a tomar una decisión e incluso te animarán a optar por una base de conocimientos de código abierto. Sin embargo, es difícil negar que una misma solución puede tener varias desventajas. Teniéndolas en cuenta, aquí hay una lista rápida de las desventajas para ayudarlo a tomar la decisión correcta.
- Dificultad en el mantenimiento.A diferencia de los proveedores de SaaS que ofrecen mantenimiento y actualizaciones de productos, una base de conocimientos de código abierto no le proporcionará lo mismo. Desde organizar sus artículos hasta mantener los problemas del servidor, todo debe hacerlo usted mismo.
- Posibilidad de error en la versión del softwareHay ocasiones en las que las actualizaciones de software pueden salir mal y terminar obstaculizando su flujo de trabajo automáticamente. Lo que es peor, dado que es desarrollado por varias personas, no sabrá a quién responsabilizar por el fallo de la versión del software.
- Falta de apoyo dedicadoOtro inconveniente de utilizar una base de conocimientos de código abierto es que no obtiene soporte en caso de que se quede atascado o enfrente problemas técnicos. Tendrá que encontrar el origen del problema y rectificarlo o esperar a que la actualización solucione el problema.
- La visibilidad de las funciones es limitadaTambién puede darse cuenta de que es posible que no le ofrezca las funciones necesarias en comparación con una base de conocimientos basada en SaaS. Es posible que algunos no tengan funciones de informes detalladas, mientras que otros pueden carecer de mejores funciones de edición.
- La seguridad está en riesgoMucha gente tendrá acceso a su repositorio ya que es un código fuente abierto al que mucha gente tendrá acceso. Si bien esto le ayuda a identificar las áreas en las que su base de conocimientos necesita mejorar, es posible que algunas personas agreguen errores a su repositorio, frustrando así su propósito de ayudar a otros a obtener información valiosa.
- Inversión en recursos internos sustanciales
Personalizar la base de conocimientos para satisfacer necesidades específicas también puede requerir experiencia técnica, como modificar el código del software o integrar la base de conocimientos con otros sistemas de software. Por lo tanto, existe un costo crítico involucrado en la contratación de experiencia técnica.
Las 3 mejores herramientas de base de conocimientos de código abierto
Si cree que las ventajas tienen más valor que las desventajas y le gustaría optar por una base de conocimientos de código abierto, aquí tiene una lista de las tres herramientas principales que puede considerar. Estas opciones incluyen lo siguiente:
1. Tutorial sobre la nube
CloudTutorial es su software de base de conocimientos de código abierto si busca facilidad y simplicidad en la funcionalidad. Esta plataforma totalmente personalizada le ayuda a crear artículos personalizados para su público objetivo. Puede responder sus preguntas repetitivas y asegurarse de que sus llamadas de soporte se reduzcan drásticamente. Su plataforma basada en inteligencia artificial le ayuda a crear búsquedas inteligentes para sus usuarios. Eso significa que pueden encontrar el artículo relevante en segundos.
Además, le brinda la opción de crear v
arias categorías y subcategorías que permiten a los usuarios encontrar el artículo relevante sin problemas, incluso en el contexto del metaverso de código abierto. También puede agregar miembros del equipo que puedan administrar los artículos y abordar el proceso de creación según los roles asignados.
2. OpenKM
¿Quieres gestionar mejor tu repositorio? Consulte OpenKM. Su software le ayuda a gestionar todo el contenido digital en un solo lugar. Incluso permite la colaboración con otras partes interesadas para ayudarle a crear artículos valiosos y detallados que ayuden a los usuarios a resolver sus desafíos más rápido. Funciones como la gestión de registros le permiten mantener todas las actividades comerciales en forma de registros. Dado que es más accesible, sus compañeros de equipo pueden realizar cambios cada vez que haya actualizaciones o mejoras de funciones.
3. eXo
Centralizar tu información nunca ha sido tan fácil. Con el sistema de gestión del conocimiento de eXo, puede crear fácilmente artículos y wikis útiles para su uso interno y externo. Dado que toda la información está disponible en un solo lugar, ayuda a los clientes e incluso a sus representantes de soporte a encontrar información relevante más rápido. Al igual que otras opciones en esta lista, eXo también lo ayuda a comunicarse sobre las actualizaciones del artículo y notifica a otras partes interesadas sobre su progreso.
Base de conocimientos de SaaS vs. Base de conocimientos de código abierto
Este es un debate interminable para muchos usuarios que apoyan a cualquiera de las partes. Esto se debe a que ambos satisfacen diferentes necesidades comerciales. Por tanto, decir cuál es mejor que otro es más un debate subjetivo.
Si bien la base de conocimientos de SaaS puede ofrecer seguridad, actualizaciones periódicas de productos y un mejor servicio, la base de conocimientos de código abierto ofrecerá mejores precios, más almacenamiento y libertad para trabajar a su manera. Sus beneficios individuales los diferencian entre sí además de sus funcionalidades. Ésta es una de las principales razones por las que afirmar cuál es mejor sigue siendo controvertido.
Las 3 mejores alternativas a las herramientas de base de conocimientos SaaS
Sin embargo, si cree que una base de conocimientos de código abierto puede no satisfacer sus necesidades comerciales y invertir en una solución SaaS puede ser una mejor idea, aquí tiene una lista para ayudarlo a elegir una. Estas tres opciones incluyen:
1. Documento360
Documento360, una de las mejores herramientas de documentación basadas en SaaS, es una de nuestras mejores opciones en esta lista. Este software de base de conocimientos le ayuda a crear guías de usuario, bases de conocimientos internas, preguntas frecuentes, documentación técnica y más. Recibirá toneladas de funciones, como una mejor opción de búsqueda, una vista previa simple que lo ayudará a ver cómo se verán sus artículos después de la publicación, el ciclo de vida detallado del artículo y más. Lo sorprendente es que estas son sólo características de documentación. También encontrará características como:
- Administrador de categorías que le ayuda a reordenar los artículos, ocultar categorías, categorizar el nivel de acceso de los usuarios y más.
- Un editor WYSIWYG que te ayuda a agregar más imágenes y formatear el artículo como quieras.
- La seguridad es uno de sus aspectos más destacados, ya que ofrecen copia de seguridad y restauración, redirección de artículos, grupos de seguridad e incluso SSO empresarial a sus usuarios.
2. Trabajos frescos
Freshworks es otra solución SaaS que llegó a la lista. Se sabe que este sistema de gestión del conocimiento ayuda a sus usuarios a hacer crecer su negocio. Ofrecen funciones valiosas como categorización y opciones de búsqueda rápida para ayudar a las personas a encontrar artículos de soporte relevantes más rápidamente. Le ayudan a crear bases de conocimiento tanto internas como externas, lo que ayuda tanto a los empleados como a los clientes a encontrar información relevante sobre el producto o proceso empresarial más rápidamente.
3. Knowmax
Knowmax es también una de las principales herramientas de gestión del conocimiento que puede consultar. Como software de gestión del conocimiento basado en inteligencia artificial, pretende ayudar a sus clientes a reducir las interacciones para obtener soporte. Con su función de búsqueda semántica, ayudan a los usuarios a encontrar información más rápido y mejorar el tiempo de resolución de problemas. Los usuarios pueden crear guías, asistencia virtual remota, repositorios de autoservicio y más. Además de eso, puede crear artículos multilingües para satisfacer las necesidades de su audiencia global.
Conclusión
Esperamos que ambas opciones, las soluciones basadas en SaaS y las de código abierto, le ayuden a crear su base de conocimientos sin problemas.
En última instancia, la mejor opción para su organización dependerá de sus necesidades y preferencias específicas, así como de factores como el presupuesto, la experiencia técnica y los requisitos de seguridad de los datos.
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