Mayan EDMS es un sistema de gestión de documentos electrónicos integral y fácil de usar que está disponible para las organizaciones sin costo alguno. Está construido sobre una plataforma de código abierto, lo que significa que los usuarios tienen la libertad de modificar y personalizar el sistema según sus necesidades específicas.
Organizar documentos
Uno de los principales objetivos de Mayan EDMS es simplificar y mejorar la gestión de documentos, archivos y registros de las organizaciones.
Al utilizar este sistema, las organizaciones pueden organizar, almacenar y recuperar fácilmente sus documentos en formato digital, eliminando la necesidad de almacenamiento físico y reduciendo el riesgo de pérdida o daño de documentos.
DMS rico en funciones
Mayan EDMS ofrece una amplia gama de funciones diseñadas para optimizar los procesos de gestión de documentos. Por ejemplo, el sistema proporciona capacidades de indexación de documentos, lo que permite a los usuarios buscar y localizar fácilmente documentos específicos basándose en palabras clave o metadatos relevantes.
Además, Mayan EDMS incluye funcionalidad de control de versiones, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento de los cambios realizados en los documentos a lo largo del tiempo y volver a versiones anteriores si es necesario.
Características
Aquí hay una lista de todas las características.
- Interfaz fácil de usar y responsiva
- OCR incorporado
- Ecosistema rico con una API de complemento fácil de usar para desarrolladores
- Admite muchos idiomas (más de 25 idiomas)
- Docenas de aplicaciones integradas
- Se integra con muchas soluciones empresariales como ERP, CRM y soluciones para clientes.
- Admite docenas de formatos de archivos de imágenes y documentos.
- Sistema de configuración rico
Automatización del flujo de trabajo
La automatización del flujo de trabajo es otra característica clave de Mayan EDMS. Esto permite a las organizaciones automatizar tareas repetitivas y optimizar sus procesos de aprobación de documentos.
Al configurar flujos de trabajo predefinidos, las organizaciones pueden garantizar que los documentos se revisen, aprueben y procesen de manera oportuna, lo que reduce las posibilidades de retrasos o errores.
Seguridad de documentos incorporada
Además, Mayan EDMS prioriza la seguridad de los documentos y la información sensible. El sistema ofrece sólidos mecanismos de control de acceso, lo que permite a las organizaciones definir roles y permisos de usuario. Esto garantiza que solo las personas autorizadas tengan acceso a documentos o funcionalidades específicas dentro del sistema, mejorando la privacidad y confidencialidad de los datos.
Usuarios notables
Aquí hay una lista de algunos usuarios y ONG notables que han implementado con éxito Mayan EDMS:
- Gobierno:
- Estados Unidos Departamento del Estado
- Gobierno de Canadá
- Gobierno de Australia
- Gobierno de Brasil
- Organizaciones sin ánimo de lucro:
- Amnistía Internacional
- Fondo Mundial para la Vida Silvestre
- Oxfam
- Universidad de Monteral
- Sectores comerciales:
- IBM
- microsoft
- BOSCH
- Intel
- Banco Habib
- Tecnología de zona
Estas organizaciones han aprovechado con éxito Mayan EDMS para mejorar sus procesos de gestión de documentos y mejorar la eficiencia general.
Resumen
En resumen, Mayan EDMS es un sistema de gestión de documentos electrónicos potente y versátil que tiene como objetivo simplificar los procesos de manejo de documentos y mejorar la eficiencia general de las organizaciones. Con su variedad de funciones y su naturaleza personalizable, Mayan EDMS se puede adaptar para satisfacer las necesidades únicas de diferentes organizaciones, lo que lo convierte en una herramienta invaluable para la gestión eficaz de documentos.
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