Hoy en día, el proceso de envío de faxes resulta útil no sólo para las organizaciones que deciden trabajar sin papel. Enviar y recibir faxes es más confiable que los correos electrónicos. Las funciones de protección de datos ofrecidas serán especialmente útiles si opera en la industria de la salud. Resolvamos cómo un empleado puede estar seguro de que está Cumple con HIPAA mientras envía un fax con los datos del paciente.
Popularidad de Maquinas de Fax
Trabajar con documentación médica implica trabajar con datos confidenciales. Hay muchos métodos para transmitir estos datos. Sin embargo, el envío de faxes médicos es la forma más elegida por los empleados debido a su seguridad. A pesar de la aparición de nuevas y modernas tecnologías de mensajería, los servicios de fax siguen proponiendo funciones más fiables para proteger la información de los pacientes. El secreto está en el cifrado de extremo a extremo, con cuya ayuda se garantiza la confidencialidad de toda la información sensible. En pocas palabras, tan pronto como un empleado envía faxes, no pasará por diferentes redes. Esto ayuda a evitar los riesgos de piratería o comprometer datos privados. Esta es una de las principales razones por las que la utilización de máquinas de fax sigue creciendo. El mayor porcentaje de uso de este tipo de máquinas se puede observar en los sectores sanitario y jurídico. La razón es que estas esferas operan habitualmente con información privada.
Tenga en cuenta la política HIPAA
Cuando un empleado tiene la intención de enviar registros médicos u otros archivos confidenciales a través de una máquina de fax, debe poseer una representación completa de la política de envío de faxes de HIPAA y los métodos de cumplimiento avanzados. Esto, a su vez, puede evitar que los empleados sufran muchos problemas y estrés innecesario. Una vez que un empleado conoce las mejores prácticas de cumplimiento, puede evitar pagar sumas increíbles de multas que son inevitables si se violan las reglas de HIPAA. Además de las máquinas de fax comunes, los empleados pueden enviar y recibir faxes con un aplicación única. Nos apresuramos a responder a la “¿Puedes enviar un fax desde un iPhone?“pregunta positivamente. La instalación de la aplicación Fax en su dispositivo permite tomar fotografías rápidas de los documentos necesarios y compartirlas. La transmisión de documentación médica con esta aplicación también es segura. Para ayudarlo a no infringir ninguna de las reglas de HIPAA, le presentamos las respuestas a algunas preguntas con la ayuda de las cuales puede asegurarse de cumplir con todos los requisitos de HIPAA al transmitir faxes con información confidencial de los pacientes.
¿Has comprobado el número de algún receptor?
Una de las violaciones de HIPAA es enviar registros médicos a la persona equivocada. Para evitar cometer esta infracción, es importante verificar el número del destinatario de los faxes. Además, antes de enviar faxes, se recomienda llamar al destinatario elegido para asegurarse de que esté listo para aceptar los faxes.
¿Es obligatorio mantener registros de fax?
Una de las peculiaridades distintivas de las máquinas y aplicaciones para enviar faxes es la posibilidad de mantener registros y bitácoras de documentos con información relevante sobre la entrega. Esta útil función se puede utilizar como práctica segura para enviar faxes. Todo lo que necesita hacer es asegurarse de navegar atentamente y familiarizarse con las políticas de privacidad, acceso y almacenamiento que posee el proveedor de servicios elegido según sus términos y acuerdo.
¿Existen formas de prevenir violaciones de HIPAA si se utiliza la aplicación?
En caso de que decida utilizar una aplicación especial para su iPhone para enviar faxes, aún puede evitar las infracciones de HIPAA. La aplicación posee medidas de seguridad seguras que garantizan que los empleados siempre cumplirán con los requisitos de HIPAA al enviar faxes médicos. La protección de datos es una prioridad absoluta para esta aplicación. La herramienta utiliza cifrado de extremo a extremo. Esto implica que los datos de su institución médica y de sus pacientes siempre estarán protegidos contra posibles ataques cibernéticos y piratas informáticos.
¿Existe la necesidad de lugares especiales para máquinas de fax?
En caso de que sea usuario de una máquina común para entregar archivos y documentos, existe un método sencillo para cumplir con la política de envío de faxes de HIPAA. Esto es particularmente esencial si va a transmitir datos sobre pacientes a receptores autorizados. La mejor solución es determinar un lugar especial y protegido para la máquina. Para aumentar aún más la seguridad, puede limitar el acceso al lugar designado. Asimismo, podrá elegir entre su institución médica empleados definidos que tendrán permiso para entregar y obtener Información de Salud Protegida (PHI). Esto también se refiere a otros archivos y documentos confidenciales con los que trabaja habitualmente.
¿No te olvidas del mantenimiento preventivo de tu máquina de fax?
Las máquinas para enviar y recibir faxes son un tipo de equipo que necesita mantenimiento. Esta es una garantía de que la máquina funcionará con un rendimiento de alto nivel. No hay duda de que estas máquinas son fiables y seguras, pero no se puede descartar que puedan estropearse debido a un mantenimiento inadecuado. Esto, a su vez, puede ocasionar algunos problemas para usted y su institución médica. Para evitar problemas innecesarios, basta con realizar inspecciones y controles programados. Además, se recomienda tener cuidado de que todos los problemas que surjan, sin importar si son grandes o pequeños, se resuelvan instantáneamente.
Conclusión
El proceso de envío de documentación médica mediante fax requiere atención y cuidado. No importa si utiliza una máquina tradicional para enviar faxes o una aplicación en su iPhone, debe recordar el cumplimiento de las reglas de HIPAA. Si tiene miedo de violar algunos requisitos de HIPAA, no debe preocuparse de antemano. Simplemente verifique si respondió a las preguntas mencionadas anteriormente y esto, a su vez, lo ayudará a asegurarse de que cumple completamente con HIPAA.
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